Блог | Діра в бюджеті: три кроки, щоб знайти та залатати витік маржі

Є життєва мудрість, яку більшість власників бізнесу усвідомлюють запізно: у сім’ї важлива щедрість, у бізнесі — точність.

Адже навіть один неврахований долар у бізнесі згодом витягне з вашої кишені ще десять. І це не метафора, а реальність.

За моїми спостереженнями, щонайменше дві третини власників українського МСБ не розуміють своєї реальної прибутковості. Вони:

• плутають надходження з доходами;
• не розуміють, звідки з’являються касові розриви;
• не помічають, як накопичуються борги.

Ось 3 кроки, які допоможуть зрозуміти, де і чому у вашому бізнесі з’являється діра в бюджеті, та що з цим робити.

Крок 1. Перевіряємо, чи не крадемо самі у себе

Перша й найпоширеніша помилка — плутати гроші на рахунку з реальним прибутком. Власники бачать 200 тисяч на рахунку і починають витрачати на власні потреби.

Грамотно рахувати гроші можна тільки якщо ви маєте три ключові звіти:

• P&L (Profit & Loss) — скільки ми заробили. Тут дохід з’являється тільки тоді, коли ви надали послугу або відвантажили товар.

• Cash flow — рух грошей. Скільки фактично прийшло і пішло.
• Баланс — скільки ми маємо грошей, скільки винні нам, скільки винні ми, і скільки в нас всього є в складі, товарі чи виробі.

Приклад: Клієнт платить аванс $10 000 за проєкт на три місяці.

1. У Cash Flow у вас +$10 000.
2. На Балансі — готівка і зобов’язання зробити роботу.
3. А в P&L — поки що 0. Ви ще нічого не заробили!

Якщо ви зараз заберете $5 000 на себе, то через місяць вам не вистачить на зарплати та оренду.

Не забуваємо золоте правило: знімаємо дивіденди тільки після підрахунку чистого прибутку.

Крок 2. Впроваджуємо платіжний календар

Малий бізнес часто живе в ілюзії: "Якось воно буде, гроші на картці є". Але саме ця невідомість зупиняє ріст. У Dotwork Strategies ми переконані: розвиток починається не з мрій, а з налагодження базового менеджменту.

Розповідаю історію нашого клієнта, яка почалася з фрази: "Ми дуже хочемо з вами працювати, але не знаємо, чи можемо собі це дозволити".

Діагноз: менеджмент у сліпій зоні

Коли ми познайомилися з власниками однієї виробничої компанії, ситуація була класичною. Бізнес працює, відвантаження йдуть, але операційне управління нагадувало політ у тумані.

На питання: "Скільки грошей у вас буде вільно через 2 тижні?" — відповіді не було. Навіть штатний фінансист не міг дати прогноз. Без системного інструменту він лише фіксував минуле, але не керував майбутнім.

Наше рішення

Ми не пропонували абстрактних стратегій. Ми почали з наведення ладу в управлінських процесах. Нашим завданням було впровадити робочий інструмент, який стане частиною щоденного менеджменту компанії:

1. Розробка: дали шаблон готового платіжного календаря.
2. Інтеграція: разом із фінансистом адаптували його під специфіку виробництва.
3. Підтримка: дали команді час "пожити" з інструментом, щоб він став частиною їхньої рутини, а не просто файлом на диску, а потім лише давали відповіді на питання, як його вдосконалювати, які "сліпі зони" бачимо.

Момент істини: Коли "червоне" у файлі — це перемога

Незабаром мені приходить сповіщення: "Зміни у файлі". Заходжу і бачу: файл заповнений ідеально, все прораховано, але... календар показує касовий розрив.

Здавалося б, привід для паніки? Навпаки. Реакція клієнта була такою:

"Ми вперше бачимо реальну картину. Так, є розрив, але ми вже знаємо, як переставити платежі й де домовитися з постачальниками. Ми хочемо працювати з вами системно у листопаді".

Етап росту: стратегічна сесія та партнерство

Ми продовжуємо співпрацю з цим клієнтом і сьогодні. Тепер це не просто "заповнення 

таблички", а повноцінний супровід:

1. Контроль показників. Вони ведуть календар і за весь час більше не допустили жодного реального касового розриву.
2. Масштабування. Ми допомагаємо приймати рішення про інвестиції в обладнання та нові напрямки, спираючись на точний прогноз грошей.
3. Здоровий бізнес. Компанія перейшла зі стану "гасіння пожеж" у стан планового розвитку.

Чому це важливо для вас?

Якщо ви власник малого чи середнього бізнесу, ви маєте знати:

• Почати можна з малого. Платіжний календар — це база.
• Ми у Dotwork Strategies не просто консультуємо, а допомагаємо впровадити. Проходимо цей шлях разом із вашою командою до результату.
• Прозорість = Спокій. Коли ви бачите "зелене" у файлах, то можете впевнено йти в масштабування.

Крок 3. Починаємо рахувати юніт-економіку

Юніт-економіка — це розрахунок того, скільки бізнес реально заробляє або втрачає на одній одиниці: клієнті, угоді, товарі чи співробітнику.

Розберемо на прикладі відділу продажів:

Менеджер А:

• закрив угод на $6 000
• його зарплата + витрати на маркетинг = $2 300
• чистий прибуток: $3 700

Менеджер Б:

• закрив угод на $4 000
• його зарплата + витрати (спалені ліди, відрядження) = $4 500
• результат: мінус $500.

Без такого аналізу власник бачив би лише загальний прибуток $3 200 і думав би, що все окей. А насправді один менеджер "з’їдає" частину результату іншого.

Аудит юніт-економіки допоміг зрозуміти, що в одного окупність висока, а в іншого — ні. Тепер можна думати, як це змінити. Можливо, менеджеру Б треба навчання з дотискання угод? Або він працює з нецільовим трафіком? Чи він просто не на своєму місці й не вміє продавати цей продукт.

Важливо!

Впровадження юніт-економіки у складному товарному бізнесі або виробництві — це непросте завдання. Треба коректно розподіляти накладні витрати (як порахувати, скільки з оренди офісу "з'їдає" конкретний товар?), враховувати специфіку обліку, інтегрувати різні системи.

Для складних виробничих моделей краще залучати професійних фінансових консультантів, які мають досвід у вашій галузі.

Але навіть базовий аналіз одразу покаже вам основні діри. Ви як мінімум побачите, які напрями поглинають ресурси прибуткових проєктів, і зможете прийняти рішення: закривати їх, змінювати чи розвивати.

Висновок

Фінансова прозорість дає вам найцінніше: можливість приймати рішення, що базуються на фактах, а не на здогадках. Коли ви прибираєте з управління інтуїцію і замінюєте її цифрами, бізнес стає прогнозованим і керованим. Це і є той фундамент, на якому будується сталий розвиток без вічних касових розривів.

Чим раніше ви почнете впроваджувати ці інструменти, тим швидше фінанси стануть ресурсом для росту, а не джерелом стресу.